Documentos jurídicos: organização por cliente, processo e versão
Crie uma rotina para anexar, localizar e revisar documentos na SentLex, mantendo o contexto dos arquivos e o histórico de versões.
Dê contexto ao arquivo quando ele entra
Um arquivo chamado documento-final pode fazer sentido hoje e se tornar difícil de identificar depois. Ao anexar, escolha um título claro, a categoria adequada e o vínculo com cliente ou processo quando aplicável.
O módulo Documentos permite organizar o arquivo do escritório e consultar seus registros. O vínculo ajuda a localizar o material no contexto do trabalho, sem depender apenas do nome original enviado pelo cliente.
Use versões para registrar revisões
Quando o conteúdo mudar, adicione uma nova versão no registro do documento. A versão anterior permanece no histórico, em vez de desaparecer sob um arquivo com o mesmo nome.
Confira a versão atual antes de baixar ou encaminhar. Manter versões não significa que o sistema faça uma comparação jurídica automática entre os textos ou que um documento esteja assinado digitalmente.
Separe recebimento de aprovação
Quando faltar um documento do cliente, use o fluxo de solicitação no processo. O envio pelo portal deve passar pela conferência da equipe. Se houver páginas ausentes, baixa legibilidade ou arquivo inadequado, solicite ajuste com uma orientação objetiva.
A aprovação ajuda a registrar que o envio foi revisado. Ainda assim, autenticidade, suficiência jurídica e adequação ao caso exigem avaliação profissional; não são garantidas pelo simples armazenamento.
Defina uma política interna de conservação
Os documentos armazenados não são arquivos temporários programados para desaparecer em 30 dias. A exclusão é uma ação autorizada e deve ser tratada com cuidado, inclusive porque excluir um documento pode abranger suas versões.
Isso não equivale a uma promessa de guarda eterna. Antes de encerrar a utilização da plataforma, alinhe com o suporte a exportação e o tratamento dos arquivos. Prazos de retenção e obrigações de conservação do escritório exigem uma definição própria; não presuma uma política que ainda não foi estabelecida.